Uncategorized

(Review) Penugasan Pertama Promud

Wisuda Unpad, Mei 2013Sebagai mahasiswa yang memilih untuk tidak jadi kupu-kupu (kuliah pulang, kuliah pulang) dan ingin mencari faedah lebih, saya mencari kesibukan salah satunya dengan menjadi anggota Korps Protokoler Mahasiswa Univeritas Padjadjaran (KPM Unpad) -salah satu UKM paling kece di Unpad (versi saya dan teman-teman saya di KPM 😀 ). Bagaimana tidak, untuk bergabung di organiasai ini saja, serangkaian proses seleksi yang cukup panjang dan melelahkan harus dilalui, Ekspektasi namanya. Well, saya gak akan cerita gimana pengalaman saat saya ekspektasi karena itu bakal panjang benget,  intinya proses ini ada tiga tahap (waktu jaman saya ya, tahun 2012 dulu) yaitu wawancara, materi dan tes (mates), serta diklat. Maybe  I`ll share it for you next time.

Di sini saya mau cerita, mmh mungkin review sedikit tentang pengalaman penugasan pertama saat jadi protokoler muda (promud) -sekalian nostalgia-. Memang udah lama banget sih, tapi percayalah saya masih inget ko waktu itu ngapain aja dan rasanya gimana. Mudah-mudahan bisa memberikan pengetahuan bagi temen-teman yang mau join KPM, biar mindsetnya gak melulu bakal jadi MC kalau gabung KPM, haha. Nah, berhubung saya juga sekarang udah gak jadi promud lagi, saya akan bercerita bukan hanya dari sudut pandang saya saat itu, tapi sudah ditambahkan dengan sudut pandang, pengetahuan, dan pengalaman saya saat ini yang katanya udah ‘purna bakti’ (red. demisioner 🙂 ).

Oke, singkat cerita, sekitar akhir November 2012 saya dinyatakan lulus ekspektasi dan diterima sebagai anggota KPM Unpad sebagai protokoler muda, rasanya seneng, lega, dan bangga banget. Perjuangan dan pengorbanan berbulan-bulan akhirnya membuahkan hasil. Saat itu udah mulai terbayang berbagai kegiatan yang sepertinya akan diikuti, bisa ketemu orang-orang penting dari mulai lingkungan Unpad sampai tamu-tamu mancanegara, pokoknya gak sabar banget deh buat nugas. Eh tapi ternyata sodara-sodara, kalau masih promud, kita belum bisa ikut penugasan-penugasan besar seperti itu. Untuk bisa sampai ke sana, maka kita harus pemanasan dulu dengan ikut penugasan wajib dan berbagai rangkaian kegiatan yang dikhususkan untuk membina protokoler muda, salah satunya adalah penugasan wisuda.

Ya, wisuda adalah penugasan wajib yang harus diikuti oleh seluruh anggota KPM Unpad, all stars. Nah, karena ekspektasi selesai di bulan November akhir, maka penugasan pertama promud 2012 saat itu adalah wisuda Februari 2013 (setiap angkatan mungkin berbeda, disesuaikan dengan kebijakan kepengurusan saat itu) dan itu lagi libur semester. Ya, penugasan wisuda kalau gak ‘nyita’ waktu liburan, ya ‘nyita’ waktu kuliah 😀 .

Fyi, setiap tahunnya, Unpad mengadakan wisuda sebanyak 4 gelombang yaitu, November, Februari, Mei, dan Agustus, biasanya di minggu pertama. Setiap gelombangnya terdiri dari 2 sesi (pagi, 09.00-11.00 WIB dan siang, 14.00-16.00 WIB), serta setiap gelombang itu terdiri dari minimal 4  maksimal 6 sesi (tapi pernah juga sampai 7 sesi, kalau yang diwisuda banyak banget, yang pernah saya alami adalah Wisuda Agustus 2014 Project Officernya -biasanya protokoler madya-  nya aja sampe dua orang, haha). Kenapa tiap gelombang harus dibagi jadi beberapa sesi? menurut informasi yang didapatkan, hal ini untuk mengakomodasi undangan yang hadir agar mereka bisa ikut serta menyaksikan putra-putrinya diwisuda, namun kekhidmatan upacara tetap terjaga, mengingat kapasitas Graha Sanusi Hardjadinata (granus) sangat terbatas dan tidak bisa menampung wisudawan, orang tua, serta pendamping wisudawan sekaligus.

Nah, sebelum bertugas wisuda, setiap anggota KPM khususnya protokoler muda, harus mengikuti rangkain kegiatan ini yaitu :

  1. Super Training (ST). Ini merupakan program kerja departemen kaderisasi dan diklat. Tujuanya adalah untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada petugas terkait elemen wisuda, agar semua petugas siap. ST biasanya dilakukan H-4 atau H-3 wisuda dan materinya bisa berbeda setiap gelombangnya tergantung kebutuhan, begitupun jumlah hari dan lamanya waktu. Nah, karena waktu itu sasaran kegiatannya adalah promud, maka isi materinya adalah sosialiasai apa itu wisuda, bagaimana sistem wisuda di Unpad, elemen-elemen petugas wisuda beserta tugas dan tanggung jawabnya (biasanya dikasih case study juga), sikap-sikap yang harus ditampilkan saat bertugas, sampai inspeksi pakaian prosesi dari mulai ujung kepala sampai ujung kaki (pesan senior saya waktu itu : “jangan sampai salah pakai baju prosesi kalau gak mau disuruh pulang atau saya gunting”). Saat ST juga biasanya dilakukan latihan barikade (sekarang receiving line) dan audisi MC wisuda, kenapa harus audisi? saya gak akan cerita di sini, semoga kapan-kapan saya bisa cerita bagaimana audisi tim MC khususnya tim MC wisuda di KPM Unpad. Hal penting lainnya saat ST adalah semua peserta harus memperhatikan dan paham apa yang disampaikan pemateri atau pelatih (biasanya dari protokoler madya) karena kita gak akan pernah tahu kita akan diplotting dimana saat hari H dan saat bertugas kita harus menampilkan performa yang terbaik, salah satunya adalah meminimalisasi bahkan jangan sampai terjadi kesalahan. Selain itu, peserta juga akan didata kembali terkait kesediaan bertugas (bisa nugas sesi berapa aja). Saya inget banget waktu itu banyak teman-teman saya yang konfirmasi full sesi, sampai POnya harus membatasi jatah ikut bertugas karena setiap sesinya ada kuota maksimal tertentu, on fire banget emang angkatan 2012 saat itu 😀
  2. Gladi Resik (GR). Biasanya dilakukan H-1, sifatnya wajib. GR wisuda terdiri dari dua sesi, yaitu GR pagi dan GR siang. GR pagi dimulai pukul 09.00 WIB dan petugas harus berkumpul pukul 06.00 WIB di Kampus Dipati Ukur untuk melakukan persiapan. Tapi tidak perlu khawatir, petugas yang berangkat dari Jatinangor biasanya disediakan angkutan untuk keberangkatan bersama (namun jangan lupa konfirmasi sama PJ angkot). GR pagi ini adalah GR bersama wisudawan, tugas promud saat itu adalah membantu mengondisikan wisudawan memasuki aula dan juga membantu beberapa elemen penugasan, misalnya LO tangga, LO aula, dll). Sedangkan GR siang dilaksanakan pukul 14.00 WIB-selesai, diperuntukan hanya untuk petugas dari KPM. Kegiatannya adalah pemantapan setiap elemen yang sudah disampaikan saat ST. Para promud biasanya diajak post to post keliling granus, dari mulai lobi, aula, sampai RSGB (Ruang Senat dan Guru Besar). Di akhir kegiatan akan diumumkan di sesi berapakah promud akan bertugas.

Oke, setelah melewati rangkaian kegiatan itu, hari H pun tiba. Semua petugas wajib hadir di setiap sesi wisuda sesuai konfirmasi kesediaan (selain saat ST, konfirmasi juga dilakuakn kepada masing-masing PJ harian melalui sms, oiya jangan membatalkan untuk bertugas secara mendadak, kalau pun harus terjadi, maka kita harus cari pengganti). Bagi petugas yang konfirmasi sesi pagi, maka harus sudah ada di RSG Lt. 3, kampus DU (markas KPM kalau lagi wisuda 😀 ) pukul 05.00 WIB sedangkan untuk sesi siang pukul 11.00 WIB, jangan sampe telat ! karena kalau telat, fatal akibatnya dan selamat menerima konsekuensinya :D.  Nah, untuk yang berangkat dari Jatinangor biasanya akan disediakan angkutan untuk keberangkatan bersama dan wajib konfirmasi kepada PJ angkot terlebih dahulu, oiya tetap harus diingat kalau kita gak boleh telat kalau gak mau ditinggal :).

Kegiatan pagi itu adalah menyiapkan diri (sholat, make up, rapikan baju, sarapan, dll) hingga pukul 06.00 WIB kita harus sudah bersiap untuk apel. Terkhusus barikade, mereka harus latihan di Granus sebelum jam 6. Saat apel, PO akan mengumumkan evaluasi wisuda -untuk setiap elemen- gelombang atau sesi sebelumnya, sedangkan PJ akan mengumumkan dimanakah kita akan diplotting (ini part yang paling menegangkan) dan siapakah koor kita. Kemudian ada tambahan dari Ketum, dan ketua DPO, lalu berdoa dan akhirnya tosh KPM KPM KPM !!!(ini adalah part yang membangkitkan semangat)

Saya inget banget, plotting pertama wisuda pertama adalah di RSGB. Deg, sedih juga sih karena wisuda pertama gak bisa ada di aula buat lihat langsung prosesi kayak gimana, mana saya cuma nugas satu sesi pula, masa harus nunggu gelombang depan. Eh tapi ternyata saat lagi beres-beres perlengkapan RSGB, saya dipindahkan jadi barikade (padahal sebelumnya saya gak kepilih, hehe), it means kalau jadi barikade siap-siap diperbantukan di elemen lain juga. Alhamdulillah penugasan pertama bisa ada di aula 😀

Setelah apel, seluruh petugas harus segera menuju granus dan melakukan tugasnya masing-masing. Kemudian, pukul 07.00 WIB GR petugas KPM bersama menwa, PSM, dan pembaca ikrar atau sambutan. Setelah itu, setiap petugas kembali ke tempatnya masing-masing untuk melaksanakan tugasnya. Oiya, persiapan sesi pagi memang lebih panjang daripada sesi siang, makanya ada GR sedangkan sesi siang gak ada.

Wisuda-Unpad-gel-III-TA-2014-2015-sesi-4-023 - KPM Unpad

Upacara dimulai pukul 09.00 WIB. Wuih merinding juga lihat wisuda secara langsung. Suasananya emang khidmat banget. Gak salah deh kalau penugasan wisuda ini emang ditunggu-tunggu sama promud.

Wisuda sesi pagi selesai sekitar pukul 11.00 WIB. Petugas KPM membantu memastikan kalau ruangan sudah clear dan siap digunakan untuk sesi selanjutnya. Setelah itu, petugas menuju RSG Lt.3 untuk evaluasi dan makan siang. Bagi saya, evaluasi adalah part yang paling horor, apalagi buat yang ngelakuin kesalahan. Tapi jangan khawatir, apresiasi juga akan datang pada mereka-mereka yang bekerja dengan sangat baik. Yaps, selesai evaluasi semua petugas kembali bersiap untuk wisuda sesi siang. Setiap selesai bertugas, selalu diakhiri dengan evaluasi agar kesalahan yang terjadi tidak terulang dan tidak muncul kesalahan baru, sehinga terciptalah upacara wisuda yang  sempurna 😀

Pokoknya, buat saya penugasan pertama ini berkesan banget deh karena memang banyak ilmu dan pengalaman yang didapat. Kalau senior saya bilang, wisuda itu paket lengkap kita dapat ilmu tentang keprotokolan, so sempatkanlah bertugas wisuda walau hanya satu sesi !

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s